2. Adressearbejdets organisering og samarbejde med eksterne parter

2.1 Kommunen fastsætter og registrerer vejnavne, adresser og supplerende bynavne

Kommunalbestyrelsen har som adressemyndighed ansvar for at fastsætte og registrere vejnavne, adresser og supplerende bynavne i kommunen efter de gældende regler (lov § 2 og bek. § 1, stk. 1).

Ofte er denne opgave helt eller delvist delegeret til den kommunale forvaltning.

Kommunens opgave som adressemyndighed består både i at fastsætte nye vejnavne, adresser og supplerende bynavne, ændre eksisterende eller nedlægge disse, hvis det skønnes at være hensigtsmæssigt. Selv om adresserne i et bestemt område opfylder reglerne, kan kommunen beslutte, at adresserne bør ændres eller suppleres, eksempelvis for at gøre det lettere for beredskabet at finde vej.

Der er dog undtagelser til, at adressemyndigheden skal fastsætte adresser. Det er i situationer, hvor det er muligt for adressemyndigheden at fastsætte adresser til ejendomme, bygninger eller tekniske anlæg, der anvendes af Forsvars- eller Justitsministeriet.

Også vejnavne skal i nogle tilfælde fastsættes efter samtykke fra andre fx Vejdirektoratet, Forsvarsministeriet og Justitsministeriet eller i samarbejde med andre grundejere.

2.2 Organisering internt i kommunen

Den kommunale forvaltnings arbejde med adresser, registrering i BBR, bopælsregistrering, byggesager, GeoDanmark vejmidter mv. har ofte overlap og samarbejdsflader på tværs af kommunens interne organisering.

Uanset hvordan kommunen har valgt at tilrettelægge opgaverne, er det vigtigt, at medarbejdere, der fastsætter adresser har et godt kendskab til adressereglerne og fastsætter adresser i overensstemmelse hermed. Derudover har det stor betydning, at ansvarsforholdene er tydelige, og at der er et tæt samarbejde mellem de involverede.

2.2.1 Samarbejde og snitflader til eksterne parter

Ved organiseringen af opgaverne med vejnavne og adresser bør kommunen endvidere tage hensyn til, at forskellige eksterne parter skal inddrages i beslutningsprocessen – både før og efter, en ny adresse fastsættes.

Ofte omfatter arbejdet med adressefastsættelse mv. samarbejde eller høring af eksterne parter, fx en privat grundejer, bygherre og andre interessenter, før beslutningen kan træffes.

Det kan være en fordel at informere borgerne om kommunens arbejdsgange i forhold til forskellige typer af sager, så borgeren har en forventning til, hvor lang tid deres sag tager at behandle.

Behovet for inddragelse af eksterne parter kan omfatte fx:

• Krav ift. adressereglerne: I bestemte situationer skal vejnavnet og adresser fastsættes efter samtykke fra eller i samarbejde med andre myndigheder. Det kan både være statslige myndigheder som Vejdirektoratet, hvis fx det drejer sig om et vejnavn for en statsvej, Forsvar- eller Justitsministeriet, hvis der skal fastsættes adresser til bygninger, der anvendes af disse ministerier, eller det kan være en anden kommune, når en vej krydser kommunegrænsen, eller hvis adresse og adgangsvej ligger i hver sin kommune.

• Forespørgsel hos PostNord Danmark: Postnummergrænser opdateres af SDFI i DAGI på baggrund af oplysninger fra PostNord Danmark. Er der tvivl om, hvilket postnummer en bestemt adresse er placeret i, eller hvis der ønskes et nyt eller ændret postnummer, skal adressemyndigheden kontakte PostNord Danmark på e-mail: OPMPostnummer@postnord.com

• Beredskabet ift. sikkerhed ved brand: For større bebyggelser og for bygninger med særlige krav til beredskab, flugtveje mv. kan fastsættelsen af adresser drøftes med det lokale beredskab.

• Tværkommunale samarbejder, museer, forsyningsselskaber mv.: Der kan findes andre formelle eller uformelle aftaler mellem kommunen og andre parter om at drøfte fx navngivningen af veje. Nogle kommuner drøfter ofte sagen med det lokale museum eller lokalhistoriske arkiv, politiet eller PostNord Danmark.

• Indhentning af ejeroplysninger: Der kan være behov for at rekvirere oplysninger om de faktiske forhold (herunder adresseforhold) på en ejendom ved henvendelse til ejeren, som i medfør af adressereglerne har pligt til at give disse oplysninger (lov § 8 og bek. § 47).

• Partshøring efter forvaltningsloven:  Det er vigtigt, at der i den kommunale forvaltning er opmærksomhed på forvaltningslovens almindelige regler om partshøring, begrundelse og klageadgang, som også gælder på adresseområdet. Det betyder, at kommunen i mange situationer – forud for at afgørelsen træffes – har pligt til at høre de parter, som har en væsentlig interesse i sagen. Se nærmere om partshøring i afsnit 14.2. Til brug for forvaltningen af adresseopgaverne i kommunen findes en række brevskabeloner mv. på danmarksadresser.dk  

2.2.2 Information til eksterne parter om nye, ændrede og nedlagte veje (hændelser)

Oplysninger om nye, ændrede og nedlagte veje er frit tilgængelige via Datafordeleren eller AWS Suiten.

SDFI arbejder på også at udstille disse oplysninger på danmarksadresser.dk til brug for mindre forsyningsselskaber, lokale virksomheder samt forskellige distributionsselskaber, der har behov for ajourførte vejdata, men ikke har den fornødne ekspertise til at implementere de nødvendige løsninger.