For at få adgang til data skal du tilknytte et IT-system til din bruger. Det er IT-system, der holder rettigheder og autentifikation. Et IT-system fungerer også som en gruppe man kan blive medlem af. Ejeren af gruppen har ansvaret for handlingerne i gruppen, men har mulighed for at give administrator rettigheder til andre.
IT-systemet vil ofte være tilknyttet en organisation, men det er muligt at oprette et IT-system som privat person.
Når en anvender opretter et IT-system, defineres anvenderen som ejeren og IT-systemet oprettes med organisation svarende til anvenderens.
IT-systemer kan oprettes af en given person som er logget på Datafordeler Administration ved brug af følgende muligheder:
Alt efter hvilken type login der benyttes ved oprettelse af et IT-system, vil IT-systemet have en række begrænsninger af, hvad der kan gives adgang til.
IT-systemet er begrænset af det medlem der har den laveste adgangstype, det vil sige at hvis et IT-system har en bruger der benytter e-mailadresse til login tilknyttet kan IT-systemet ikke få adgang til beskyttet data. Ligeledes kan brugere der logger ind med e-mailadresse ikke blive tilføjet til et IT-system, der har adgang til beskyttet data.
Der er til et IT-system tilknyttet tre rettigheder, som er beskrevet i nedenstående tabel.
Rettighedsnavn |
Beskrivelse |
Ejer |
Brugeren som har det fulde ejerskab over IT-systemet og som vil være ansvarlig for dens brug. IT-systemet vil altid være oprettet i den samme Organisation som ejeren. Kun Ejer kan videre give ejerskab inden for samme organisation og udpege Administratorer samt Læser for IT-systemet uafhængig af organisation. |
Administrator |
En bruger som kan udføre ændringer på IT-systemet. Anvenderen kan administrere selve IT-systemet men kan ikke slette det. Administrator kan godt være fra en ekstern organisation. Administrator kan dele rettigheder indenfor egen organisation. |
Læser |
En bruger der kan se data som IT-systemet giver adgang til, samt information om IT-systemet, men ikke ændre oplysninger. Læser kan ikke dele med andre. |
På overblikssiden for IT-systemet ses listen af de brugere med adgang til det pågældende IT-system samt tilknyttet rettighed. Det er illustreret på Figur 8Fejl! Henvisningskilde ikke fundet..
Figur 8: Overblik over brugere som har adgang til et IT-system.
Ved hjælp af overblikket har man som anvender, med Administrator- eller Ejerrolle, mulighed for at fjerne de brugere som ikke skal have adgang. For at dele IT-systemet med en anden vælges "Opret" under tabellen, som vist på Figur 10.
Figur 9: Opret ny deling af IT-system.
For at dele systemet skal man kende Bruger ID'et til den bruger man vil tilføje. Dette ID findes kun på brugerens brugeroplysningsside, og er derfor noget brugeren skal give til personen der skal give adgangen.
Det er kun muligt at dele adgang med en anvender som har været logget ind på Datafordeler Administration tidligere og dermed har en brugerkonto.
Bemærk, at der på et IT-system som er oprettet under en MitID erhverv-organisation, kun kan tildeles adgang til andre MitID erhverv-baserede brugere.
Under et IT-system kan man som anvender søge om adgang til beskyttede registerdata. Det gøres ved at oprette en ansøgning i Datafordeler Administration, og med den et bilag, som en registeradministrator herefter godkender.
Figur 10: Overblik over dataadgange til registre.
Det er kun muligt for IT-systemer som er en del af en virksomhedsorganisation (MitID erhverv) at få tildelt adgange til beskyttet data. Derfor vil et IT-system oprettet af brugere der er oprettet med e-mailadresse eller MitID privat ikke kunne ansøge om adgang til beskyttet registerdata.
En dataadgangsansøgning består af følgende:
Et eksempel på en dataadgang kan ses i Figur 11.
Figur 11: Dataadgangsansøgning.
Gennem oversigten over dataadgange på et IT-system kan man klikke på en given ansøgning og derved tilgå informationer om det.
Det er, under den enkelte dataadgang, muligt at forlænge adgangen på godkendte ansøgninger med 2 år frem i tiden, dette gøres ved et klik på "Forlæng"-knappen (se Figur 12) hvorefter udløbsdato sættes til 2 år fra dags dato. Skulle det ske at adgangen udløber før den forlænges, skal der laves en ny ansøgning på de ønskede entiteter. En ny ansøgning skal godkendes af registeret igen.
Vil man nedlægge IT-systemets adgang til beskyttet data, kan dette gøres på samme side ved at klikke på "Afmeld"-knappen (se Figur 12).
Figur 12: Oplysninger om dataadgang, med mulighed for forlængelse og afmelding.